Du behältst den Überblick, wenn andere ihn verlieren, denkst mehrere Schritte voraus und findest Lösungen, bevor Herausforderungen entstehen? Dann werde die rechte Hand unserer Geschäftsführung. Für unsere Geschäftsführung suchen wir eine zuverlässige, diskrete und vorausschauend handelnde Persönlichkeit, die organisatorisch den Überblick behält und Dinge eigenständig voranbringt.
Als Persönliche Assistenz bist Du weit mehr als eine organisatorische Unterstützung – Du bist eine zentrale Vertrauensperson der Geschäftsführung und gestaltest organisatorische Abläufe eigenverantwortlich mit. Dein Anspruch ist es, der Geschäftsführung den Rücken freizuhalten, indem Du Themen eigenständig steuerst, Verantwortung übernimmst und Lösungen entwickelst, bevor Herausforderungen entstehen. Du arbeitest eng und vertrauensvoll mit der Geschäftsführung zusammen und sorgst dafür, dass Termine, Reisen und organisatorische Abläufe nicht nur reibungslos funktionieren, sondern vorausschauend geplant, priorisiert und zuverlässig umgesetzt werden. Dabei erkennst Du Handlungsbedarf frühzeitig, denkst mehrere Schritte voraus und übernimmst Verantwortung – von der Planung bis zur erfolgreichen Umsetzung.
DEINE AUFGABEN
- Eigenverantwortliche Steuerung des beruflichen Kalenders sowie Koordination ausgewählter privater Termine der Geschäftsführung
- Planung, Koordination, Begleitung und Nachbereitung nationaler und internationaler Geschäftsreisen einschließlich aller erforderlichen Reiseformalitäten
- Proaktive Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und organisatorischen Anforderungen
- Vorfilterung, Priorisierung und Koordination der internen und externen Kommunikation
- Eigenverantwortliche Steuerung organisatorischer Abläufe sowie Verantwortung für die vollständige Umsetzung von Aufgaben und Prozessen
- Koordination interner und externer Ansprechpartner sowie Dienstleister
- Weiterentwicklung effizienter Abläufe, Standards und Routinen
- Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben und vertraulicher Angelegenheiten
- Vorausschauendes Erkennen organisatorischer Herausforderungen sowie Entwicklung pragmatischer Lösungen, bevor Probleme entstehen
DEIN PROFIL
- Mehrjährige Berufserfahrung als Persönliche Assistenz oder Assistenz der Geschäftsführung
- Hervorragendes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Hands-on-Mentalität sowie Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig voranzubringen
- Absolute Diskretion, Loyalität und ein hohes Verantwortungsbewusstsein
- Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und ein souveränes Auftreten
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie ein sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
- Hohe zeitliche Flexibilität sowie die Bereitschaft, die Geschäftsführung bei Bedarf auch außerhalb üblicher Bürozeiten organisatorisch zu unterstützen
-
Ausgeprägtes Gespür für Prioritäten sowie die Fähigkeit, Handlungsbedarf frühzeitig zu erkennen und Themen konsequent bis zum Abschluss zu bringen
-
Sicheres Urteilsvermögen und die Fähigkeit, eigenständig zu handeln sowie zu erkennen, wann eine Abstimmung mit der Geschäftsführung erforderlich ist
UNSER ANGEBOT
- Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Eigenverantwortliches Arbeiten mit kurzen Entscheidungswegen
- Ein abwechslungsreiches und internationales Arbeitsumfeld
- Viel Gestaltungsspielraum und ein hohes Maß an Vertrauen
- Zugang zu einem vielfältigen Angebot an Konzerten, Kultur und Musik
- Teilnahme am Firmenfitnessprogramm oder Nutzung eines Deutschlandtickets
Du suchst eine Vertrauensposition, in der Du eigenverantwortlich arbeitest, Verantwortung übernimmst und der Geschäftsführung den Rücken freihältst? Du möchtest nicht nur koordinieren, sondern Prozesse aktiv steuern und mit Deiner vorausschauenden Arbeitsweise den Unterschied machen? Dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.
